Терминът Управление на времето е погрешно наименование. Не можете да управлявате времето; вие управлявате събитията в живота си във връзка с времето. Често може да желаете повече време, но получавате само 24 часа, 1440 минути или 86 400 секунди всеки ден.
Как използвате това време, зависи от уменията, придобити чрез самоанализ, планиране, оценка и самоконтрол. Подобно на парите, времето е едновременно ценно и ограничено. То трябва да бъде защитено, използвано разумно и бюджетирано.
Намирането на стратегия за управление на времето, която работи най-добре за вас, зависи от вашата личност, способност за самомотивация и ниво на самодисциплина. Чрез включването на някои от стратегиите по-долу можете да управлявате времето си по-ефективно.
Знайте как прекарвате времето си
Дневникът за време е полезен начин да определите как използвате времето си. Записвайте какво правите на интервали от 15 минути в продължение на седмица или две. Оценете резултатите:
- Всичко необходимо ли беше направено?
- Кои задачи изискват най-много време?
- По кое време на деня сте най-продуктивни?
- Къде е посветена по-голямата част от времето ви (например работа, семейство, лични отношения, отдих)?
Определянето на най-отнемащите време задачи и оценката дали инвестирате времето си в най-важните дейности може да ви помогнат да определите курс на действие. Добрата представа за времето, необходимо за рутинни задачи, може да ви помогне да бъдете по-реалистични при планирането и оценката на това колко време е налично за други дейности.
Определете приоритети
Ефективното управление на времето изисква разграничение между това, което е важно, и това, което е спешно. Експертите са съгласни, че най-важните задачи обикновено не са най-спешните задачи. Ние обаче сме склонни да позволяваме на спешните задачи да доминират в живота ни.
Експертите категоризират дейностите в четири категории: спешни, неспешни, важни и неважни. Докато дейностите, които са едновременно спешни и важни, трябва да се извършват, специалистите предлагат да се отделя по-малко време за дейности, които не са важни (независимо от тяхната спешност), за да се спечели време за дейности, които не са спешни, но важни. Фокусирането върху тези важни дейности ви позволява да получите по-голям контрол над времето си и може да намали броя на важните задачи, които стават спешни.
Използвайте инструмент за планиране
Експертите по управление на времето препоръчват използването на инструмент за лично планиране, за да подобрите производителността си. Инструментите за лично планиране включват планери, календари, приложения за телефон, стенни диаграми, индексни картички, джобни дневници и тетрадки. Записването на вашите задачи, графици и елементи за запомняне може да освободи ума ви, за да се съсредоточите върху приоритетите си. Ключът е да намерите един инструмент за планиране, който работи за вас, и да го използвате последователно.
Когато използвате инструмент за планиране:
- Винаги записвайте информацията си на самия инструмент. Воденето на бележки другаде, които трябва да бъдат прехвърлени по-късно, е неефективно и губи повече време.
- Преглеждайте инструмента си за планиране ежедневно.
- Водете списък с приоритетите си в инструмента си за планиране и го преглеждайте често.
- Синхронизирайте инструментите за планиране. Ако имате повече от един инструмент, уверете се, че съдържанието в телефона, компютъра и инструментите за планиране на хартия съвпада.
- Поддържайте резервна система.
- Приложенията на телефона ви могат да бъдат чудесни инструменти за планиране.
Организирайте се
Дезорганизацията води до лошо управление на времето. Изследванията показват, че хаосът има силно отрицателно въздействие върху възприеманото благополучие. За да подобрите управлението на времето си, организирайте се. Поставете три кутии (или ъгъла на стаята), обозначени с надписи „Запази“, „Подари“ и „Изхвърли“. Сортирайте предметите в тези кутии. Изхвърлете предметите в кутията си за изхвърляне. Кутията ви за „Подари“ може да съдържа предмети, които искате да продадете, дарите или изхвърлите.
Следващата стъпка е да подобрите времето, което прекарвате в обработка на информация. Например, задачи като писането на имейли могат да ви отнемат деня. За да се борите със загубата на време, внедрете система за организиране на имейли, която ви позволява да обработвате информацията във всеки имейл възможно най-ефективно. Използвайте папки, маркиране или система с цветово кодиране, за да следите кое какво е.
Планирайте правилно
Планирането е нещо повече от просто записване на това, което трябва да се направи (например срещи и уговорки). Не забравяйте да предвидите време за нещата, които искате да направите. Ефективното планиране изисква да познавате себе си. Вашият дневник за време трябва да ви помогне да определите моментите, в които сте най-продуктивни и бдителни. Планирайте най-предизвикателните си задачи за моментите, в които имате най-много енергия. Първо отделете време за дейностите с висок приоритет и го защитете от прекъсвания.
Делегирайте: Потърсете помощ от други
Делегирането означава да възложите отговорност за дадена задача на някой друг, освобождавайки вашето време за задачи, които изискват вашата експертиза. Определете задачите, които другите могат да изпълнят, и изберете подходящото лице, което да ги изпълни. Изберете някой с подходящите умения, опит, интерес и авторитет, необходими за изпълнението на задачата. Бъдете конкретни. Определете задачата и вашите очаквания, като същевременно давате на човека известна свобода да я персонализира. Проверявайте периодично колко добре напредва човекът и му оказвайте помощ, като внимавате да не поемате отговорността.
Спрете да отлагате
Хората отлагат задачи по различни причини. Може би задачата им се струва непосилна или неприятна. За да спрете отлагането, помислете за „първо изяждането на голямата жаба“. Цитат, често приписван на Марк Твен, гласи: „Ако днес трябва да изядете една жаба, най-добре е да го направите първото нещо сутрин. А ако трябва да изядете две жаби, най-добре е първо да изядете голямата жаба.“ Неприятните задачи, които отлагаме, са „големите жаби“. Изпълнете тези задачи като първото си действие за деня, за да ги премахнете от пътя си. Друг вариант е да разделите задачите си на по-малки сегменти, завършите подготвителните задачи и в крайна сметка завършите по-голямата задача.
Избягвайте многозадачност
Психологически проучвания показват, че многозадачността не спестява време. Всъщност, често е точно обратното. Губите време, когато превключвате от една задача на друга, което води до загуба на производителност. Рутинната многозадачност може да доведе до затруднения в концентрацията и поддържането на фокус. Направете всичко възможно да се фокусирате само върху една задача едновременно, като държите работното си място свободно от разсейващи фактори, включително изключвайте известията на устройствата си и отделяйте специално време за конкретни задачи.
Останете здрави
Грижата и вниманието, които отделяте на себе си, са важна инвестиция на време. Планирането на време за почивка или бездействие ви помага да се подмладите физически и психически, което ви позволява да изпълнявате задачи по-бързо и лесно. Не забравяйте да следите времето си пред екрана като част от вашето дигитално благополучие, като си поставяте граници, за да останете здрави.
Проучване, проведено от Гугъл, показа, че четирима от петима участници в проучването, които са предприели стъпки за подобряване на дигиталното си благополучие, вярват, че цялостното им благополучие също е било повлияно положително. За да подобрите дигиталното си благополучие, задайте времеви ограничения или използвайте вграден софтуер на електронни устройства като телефони и таблети, за да поддържате дигиталното си благополучие.
Блокерите на синята светлина и режимът на сивата скала също могат да ви помогнат да подобрите дигиталното си благополучие. Задайте си време всяка вечер, в което да изключвате всички цифрови устройства, за да дадете време на ума си да се отпусне. Това може да помогне и за подобряване на графика ви за сън.
Каквито и стратегии за управление на времето да използвате, отделете време, за да оцените как са проработили. Имате ли здравословен баланс между работата и личния живот? Изпълнявате ли задачите, които са най-важни в живота ви? Инвестирате ли достатъчно време в личното си благополучие? Ако отговорът на някой от тези въпроси е „не“, преоценете стратегиите си за управление на времето и преминете към такива, които ще работят по-добре за вас. Успешното управление на времето води до по-голямо лично щастие, повече постижения у дома и на работното място и по-удовлетворяващо бъдеще.
Вижте също някои ключови навици за успех в бизнеса, както и правила за ползотворен ден.
Разгадайте какви са и тайните качества на успешните предприемачи, а ако търсите успехи в любовта, овладейте и триковете за успешни свалки.
